Tinkama vadybos sistema – darbo efektyvumo garantas

Daugybė verslo atstovų neretai susiduria su problema, kai tikslai bei veiksmų planai yra formuojami teisingai, tačiau jų vykdymas taip ir neįgauna tinkamo pagreičio. Taip nutinka todėl, kad pristinga organizuotumo ir kontrolės. Tokių atveju labai padeda įvairios vadybos sistemos, kurios vienokios ir kitokios veikia bene kiekvienoje įmonėje. Jos apima svarbiausius  tam tikros srities aspektus. Vadybos sistemos gali būti labai įvairios, svarbiausia, kad jos veiktų kiek įmanoma efektyviau, t. y., kad įmonės turimi ištekliai būtų panaudoti geriausiai, kad būtų sukurti tinkami procesai, padedantys siekti iškeltų tikslų, o įmonės teikiamų paslaugų arba gaminamų produktų kokybė būtų kuo aukštesnė.

Organizacijos, ypatingai didesnės, veikia gerokai efektyviau, jei būna įdiegusios tikslų formulavimo sistemą, nurodančią, kaip informacija apie tikslus turi būti platinama, kokia dokumentacija naudojama, kokios yra svarbiausios atsakomybės sritys, kas dalyvauja, kaip matuojama pažanga ir pan. Gerai pritaikyta ir puikiai veikianti vadybos sistema smarkiai prisideda prie sėkmingo verslo funkcionavimo. Įvairių vadybos sistemų naudojimas ypatingai suaktyvėjo, kai Lietuvoje buvo įvesti ISO standartai (ISO 14000 – aplinkos apsaugos ir ISO 9000 – kokybės užtikrinimo standartai).

Tinkamai parinktos vadybos sistemos verslui padeda atsakyti į daugybę aktualių klausimų, susijusių su dokumentacija, (kokius įmonė turi strateginius, rinkodaros ir operatyvinius planus, sąmatą, kokybės užtikrinimo programą, taktinių sprendimų dokumentus, subalansuotų veiklos rodiklių sistemą ir pan.), dokumentų turiniu, ir tai, kaip jie tarpusavyje yra susieti bei kada buvo paruošti. Vadybos sistemos leidžia atsakyti į klausimą, kada ir kur buvo priimti atitinkami sprendimai, kaip yra organizuojamas ataskaitų ruošimas bei darbų peržiūrėjimas, ar pakankamai efektyviai veikia ryšiai tarp organizacinių tikslų bei strategijų ir tarp atskirų darbuotojų tikslų bei jų veiksmų planų.

Įmonei nusprendus, kad atėjo laikas įdiegti vadybos sistemą, būna atliekami pagrindiniai jos diegimo veiksmai: sudaroma šio  projekto valdymo bei darbo grupė, vykdoma tam tikrų  (darbų saugos ar aplinkosaugos kokybės) vadybos principų komunikacija įmonės viduje, įdiegimo veiksmų planas, darbuotojai išmokomi, kaip įdiegti sistemą, ją tobulinti bei audituoti, taip pat atliekamas esamos  sistemos ištyrimas ir įdiegiama nauja sistema. Tuomet pradedamas įvadinis jos veikimo  laikotarpis, kurio metu turi būti atliktas vadybos  sistemos vidaus auditas, numatomi koregavimo ir prevenciniai  veiksmai bei vadovybės  analizė, siekiant priimti sprendimus sistemos tobulinimui. Kai sistema sėkmingai įdiegta, tuomet ją jau galima sertifikuoti.  Norint išvengti šališkumo, būtina, kad vadybos  sistemos įdiegimą (jeigu šią sistemą padėjo įdiegti išoriniai konsultantai) bei jos  sertifikavimą atliktų dvi skirtingos įmonės. Sistemoms sertifikatus  išduoda bei jas įvertina specialios sertifikavimo įstaigos, kurios privalo būti nepriklausomos ir jų veikla turi būti vykdoma pagal atitinkamas taisykles, tokias kaip ISO standartai ar ISO/IEC 17021.

Įmonių vadovai turėtų stengtis, kad vadybos sistema būtų kuo paprastesnė ir lengvai suprantama. Prieš ją įdiegiant, reikia tiksliai žinoti, ko iš tiesų reikia jūsų verslui, norint kad jis puikiai funkcionuotų. Jei vadybos sistema bus tinkamai pasirinkta ir teisingai naudojama, ji taps puikia priemone, užtikrinančia kompanijos planų vykdymą ir efektyvų darbą.