Konkursuose dalyvaujančioms įmonėms dažnai tenka vienu metu valdyti daug skirtingos informacijos: technines sąlygas, terminus, kainų skaičiavimus, darbuotojų atsakomybes, partnerių dokumentus ir užsakovo klausimus. Kai visa tai paskirstyta tarp elektroninių laiškų, lentelių ir atskirų aplankų, net nedidelė klaida gali kainuoti prarastą galimybę. Terra Project Lietuvoje diegia konkursų valdymo programinę įrangą. Naujasis sprendimas skirtas įmonėms, kurios nori konkursų procesą valdyti nuosekliai, greitai ir aiškiai, o pasikartojančius veiksmus perduoti sistemai.
Konkursų procesas vienoje darbo aplinkoje
Konkursas gali būti valdomas kaip atskiras procesas, susietas su klientu, užduotimis, dokumentais, pasiūlymais, terminais ir kitais įmonės duomenimis. Taip darbuotojams nebereikia ieškoti naujausios dokumento versijos keliuose aplankuose ar tikrinti, kas turėjo pateikti trūkstamą informaciją. Terra Project sistema sumažina duomenų dubliavimą ir padeda išlaikyti aiškią atsakomybės grandinę.
Automatizavimas mažina rutininių darbų apimtį
Procesų automatizavimas padeda sukurti vienodą darbo eigą kiekvienam konkursui. Sistema gali būti pritaikyta taip, kad darbuotojai matytų artėjančius terminus, jiems priskirtas užduotis ir bendrą pasirengimo būklę. Vadovams tai suteikia aiškesnį vaizdą, ar pasiūlymas rengiamas pagal planą, kur trūksta informacijos ir kuriame etape kyla didžiausia vėlavimo rizika.
Ką įmonė gauna kasdienėje veikloje?
Centralizuota informacija sumažina priklausomybę nuo vieno darbuotojo. Jam susirgus, išėjus atostogų ar pakeitus pareigas, kolegos gali matyti atliktus veiksmus, dokumentus ir likusias užduotis. Tai ypač svarbu įmonėms, kurios vienu metu dalyvauja keliuose konkursuose arba rengia didelės apimties techninius pasiūlymus.
Sukaupti duomenys ilgainiui tampa vertinga įmonės patirtimi. Galima analizuoti, kiek laiko užtrunka pasirengimas, kokių dokumentų dažniausiai pritrūksta ir kuriuose etapuose susidaro kliūtys. Taip sistema padeda ne tik administruoti konkursus, bet ir nuosekliai gerinti patį dalyvavimo procesą.
Modulinis sprendimas skirtingoms įmonėms
Terra Project veikia moduliniu principu, todėl konkursų valdymą galima susieti su projektų, darbuotojų, išteklių, klientų, dokumentų, pirkimų ir ataskaitų valdymu. Toks ryšys ypač naudingas laimėjus konkursą, nes pasiūlymo informacija gali tapti tolesnio projekto planavimo pagrindu. Įmonė išvengia pakartotinio tų pačių duomenų suvedimo ir sklandžiau pereina nuo pardavimo galimybės prie darbų vykdymo.
